E-posta Yazarken Dikkat Edilmesi Gerekenler

0
1265

İş dünyasında en çok zaman ayırdığımız konulardan biri de E-posta yazmak. Bu çok basit ve sıradan bir şey gibi görünse de aldığımız çok sayıda e-posta bize bunun aslında basit olmadığını ve tam anlaşılamamış bir şey olduğunu gösteriyor. Özellikle profesyonel iş hayatında e-postanız bir süre sonra imzanıza dönüşebilir. Yani nasıl yazıyorsanız öyle algılanıyorsunuz. Uzun süre birbirini görmeyen insanlar e-posta üzerinden birbirini görmüş oluyor. Bu yüzden e-posta yazmak iletişimimizin büyük bir kısmını oluşturuyor. E-posta yazmak iletişim demektir. Peki e-posta yazarken nelere dikkat etmek gerekiyor?

Email Marketing ile Para Kazanmak

 

1- Telefonla veya yüz yüze konuşabileceğiniz konular için e-posta yollamayın. E-posta yollamak iletişim kurmak için genellikle iyi bir yol değildir ve yüz yüze görüşmenin yerini hiçbir zaman tutamaz. Yazılarda ton olmadığı için yanlış anlaşılabilir. Birkaç kere konuştuğunuz bir konuyu hatırlatmak maksatlı e-posta gönderebilirsiniz ama her zaman iletişim kurmak için son çareniz e-posta olsun.

 2- E-Postayı sadece ilgili kişiye gönderdiğinizden emin olun.  O yüzden “Kime” kısmına ismi yazarken veya ismi seçerken dikkatli olmalısınız. İlgisiz kişilere giden e-postalar ciddi sorunlar yaratabilir. Gönder tuşuna basmadan kime gittiğine bir kez daha dikkat etmelisiniz.

 

 3- Herkese e-posta gönderme! Sesimi tüm şirket duysun duygusundan bir an önce kurtulmalısınız. Bu durum bir süre sonra yazışmalara herkesin katılmasına ve ortaya chat tarzı bir sohbet yapısının oluşmasına neden olabilir. Özellikle çoklu kullanıcılı şirketlerde herkese e-posta aynı zamanda iş ve zaman kaybı sebebidir.

 

 4- Şirket e-postalarınızı zamanında cevaplayın. Cevap Yazacak zamanınız yoksa telefonla arayıp kısa bir cevap verin. Şirketinizde çok yoğun olabilirsiniz ama bu cevaplamadığınız e-postalar bir süre sonra karşınızdaki insanları önemsemediğiniz anlamına gelebilir. Bunu yapmak da sizi karşınızdakinin gözünde aman aman ne meşgul ne çok çalışıyor izlenimi vermez. Tam tersine size hiçbir işi çözemeyen iletişimsiz kişi imajı verir.

 

 5- Şirket içinde büyük boyutlu Ppt ve fotoğraf gönderimi için e-posta uygun değildir.  Sosyal ağların olmadığı dönemlerde popüler olan özlü sözlü sunum gönderme durumu azalmış olsa da günümüzde hala devam ediyor. İnsanlara zaman kaybettirecek Ppt, özlü söz,  kedi,çiçek,bebek resimlerini ve sunumlarını göndermekten artık vazgeçin. Size gelen bu tarz e-postaları ise şirketteki herkese iletmekten vazgeçin.

 

 6- Sadece büyük harfle e-posta yazmayın. Büyük harf sanal ortamda ‘’bağırmak’’ anlamına gelmektedir.Muhasebe programlarından kalan bu alışkanlığı bir an önce terk edin. Büyük harfle yazılan e-postaların okunması ve anlaşılması oldukça zordur. Çünkü öğrendiğimiz okuma kodu, ilk harf ve özel kelimeler büyük diğerleri küçük şeklindedir.  Büyük harfle e-postanız hiç profesyonel görünmez ve yazışma adabını bilmediğinizi gösterir.

 

 7- Merhaba! Her e-postaya bir başlangıç ve bir selamla başlamak gerekiyor. Hemen konuya girdiğiniz e-postalar karşınızdakini makine yerine koyar. Oysa bir insana yazıyorsunuz ve ona merhaba demeden e-postaya başlamayın. Özellikle bizim e-posta yazma kültürümüz, selamlarla başlayan, küçüklerin gözlerinden, büyüklerin ellerinden öpen mektuplardan gelmiştir. Bu yüzden başlangıcı ve sonucu olmayan e-postalar hoş karşılanmaz.  En azından bir merhaba ile başlayın, iyi çalışmalar ile bitirin. Ayrıca işleme konulması için, yazıların sonuna uygun ifadeler kullanmak gerekir. Yönetim dilinde ‘’rica etmek’’ emretmek ‘’arz/talep etmek’’  talep etmek anlamına gelir. Bağlı bulunan alt/ast kuruma ‘’rica ederim’’, eşit düzeydeki  ve ast kurumlara ‘’arz/talep ederim’’ , üst düzey makamlara ‘’arz ederim,  ast/üst kuruluslara dağıtımlı yazılara ‘’arz ve rica ederim’’ biçimde ifadeler kullanılmalıdır.

 

 8- Türkçe imla kurallarını uygun e-posta yazın. Konuşma dili kullanımları ile yazım dilinin farkını bilmemek sizi cahil duruma düşürebilir. Noktalama işaretleri, ayraçlar ekler önemlidir. “Gitçez” değil “Gideceğiz” yazmalısınız. Chat dili dediğimiz dilden ise kaçınmalısınız. “Kib, kndn iyi bak, Slm” gibi yazımlar e-posta için asla kullanılmaz. Ayrıca e-postanın içine Türkingilizce dediğimiz kelimeleri de eklemeyin. “Yarın off günümdeyim, şunu check eder misiniz “ tarzı kelimelerden mutlaka kaçının. E-postanın tamamını ya  İngilizce ya da Türkçe yazın. İkisi bir arada Türkingilizce sizi havalı yapmaz ama gösteriş meraklısı görünmenize yol açabilir.

 

 9- Sizi kızdıran/sinirlendiren durum ve kişilerle ilgili e-postalara, kızgın ve sinirli olduğunuz durumlarda cevap yazmayın. Hele tüm şirkete gönderdiğiniz bir e-posta ise çok sayıda kişi bir anda tartışma ve kızgınlığınıza şahit olabilir. Bu da sizinle ilgili insanların kafasında çatışmacı bir imaj yaratabilir. Oh içimi döktüm rahatladım diye düşünmeyin. O yazdıklarınızı bir süre sonra keşke hiç yazmasaydım diyeceksiniz!

 

 10- İmzanızı  e-postaya eklemeyi unutmayın. Bir e-posta yazıldığında insanlar onu kim yollamış bilmek isterler. Şirket e-postanızda imzanızda adınız soyadınız, Göreviniz, şirketiniz, iletişim numaranız, şirket web sayfanız bulunsun. Eskiden yazılan iş yeri adresi ise artık pek tercih edilmiyor. İmzada adınız yerine sadece isminizin baş harflerini yazmak da artık çok demode bir davranış. Kısaltmalardan kaçının.

 

 11- Ekli boş e-postalar göndermeyin. Her e-posta bir iletişim fırsatıdır. Sadece eke bir dosya ekleyip göndermek işim düştü gönderdim anlamına gelir. Oraya yazacağınız bir merhaba ve ek hakkında küçük bir açıklama karşınızdaki kişinin e-postanıza daha sıcak yaklaşmasına yol açacaktır. Bilgisayara dosya yükleyemiyorsunuz, e-posta ile iletişim kuruyorsunuz. Birkaç satır da olsa yazmayı unutmayın. Eklediğiniz ekin büyüklüğüne dikkat edin. Şirket içinde 5 MB ve üstü e-postalar sistem sunucusunda ciddi kasılmalara ve e-posta hesaplarının çabuk dolmasına yol açmaktadır. Hele 30 – 40 MB ek göndermeyi aklınızdan bile geçirmeyin.

 

 12- Font ve boyut seçimine dikkat. Times New roman, Comic sans gibi fontlar zor okunur. En uygun olan font Arial’dir. Son dönemde Calibri’de sık tercih edilmektedir. Font boyutu olarak da 10 en uygun boyuttur. Outlook’un e-posta şablonlarından, arka plan renklerden ve İtalic kullanımından mutlaka kaçının. Vurgu yapmak için bazı yerleri kalın yazabilirsiniz. Font rengi olarak mutlaka siyah kullanın, vurgu yapmanız gerekirse kırmızıyı da kullanabilirsiniz.

CEVAP VER

Please enter your comment!
Please enter your name here